Servizio di firma elettronica avanzata non biometrica mediante OTP

Informativa resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679

 

Contitolari del trattamento
DUCATI MOTOR HOLDING S.p.a. e DIAMANT SRL sono contitolari del trattamento, in virtù dell’accordo stabilito a norma dell’articolo 26 del Regolamenti UE 2016/679. Le informazioni rese in questa informativa privacy policy ed i consensi resi dall’utente durante le operazioni di conferimento dati sono valevoli per entrambi i titolari di trattamento.
Entrambi i Titolari hanno rispettivamente individuato un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (DPO).

DUCATI MOTOR HOLDING S.p.a.
Via Cavalieri Ducati 3 – 40132 Bologna
Il Titolare del Trattamento e il DPO sono contattabili all’indirizzo: privacy@ducati.com.

DIAMANT S.r.l.
Viale del Lavoro 8 – 37060 Zona Industriale Bonferraro (VR) Per informazioni.
Il Titolare del Trattamento è contattabile presso il Servizio Privacy all’indirizzo privacy@diamantdmt.com.
Il DPO è contattabile all’indirizzo dpo@diamantdmt.com.

 

2. Responsabile della protezione dei dati
I Contitolari hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati (“DPO” o “RPD”), ovvero hanno individuato i rispettivi DPO, contattabili ai recapiti riportati nel riquadro iniziale o negli ulteriori riferimenti eventualmente indicati dai singoli Contitolari.
Il DPO può essere contattato per questioni riguardanti il trattamento dei dati personali e l’esercizio dei diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679.

3. Oggetto e ambito del trattamento
La presente informativa riguarda esclusivamente il trattamento dei dati personali necessario per consentire all’interessato di sottoscrivere, mediante FEA non biometrica con autenticazione tramite codice OTP, la documentazione collegata alla partecipazione a un test gratuito di una bicicletta di nuova produzione, organizzato presso uno stand fieristico dei Contitolari o di uno di essi.
Attraverso la medesima procedura potranno essere sottoscritti documenti relativi al test bike, dichiarazioni, liberatorie e manifestazioni di volontà. Le condizioni di partecipazione, lo scarico di responsabilità e gli eventuali trattamenti facoltativi, tra cui marketing, profilazione e utilizzo di fotografie o video, sono disciplinati da documenti e informative separati.
La soluzione descritta nella presente informativa non utilizza dati grafometrici, riconoscimento facciale o altre tecniche biometriche.

4. Categorie di dati personali trattati
Per la gestione della FEA possono essere trattati:

• dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale, ove richiesto;
• dati di contatto, quali indirizzo e-mail e numero di telefono cellulare;
• estremi e copia del documento di riconoscimento utilizzato per l’identificazione;
• documenti sottoposti alla firma e documenti sottoscritti;
• data e ora delle operazioni, identificativi della procedura e della sessione di firma;
• numero telefonico o indirizzo email utilizzati per la ricezione dell’OTP, evidenza del suo invio e dell’esito della verifica;
• indirizzo IP e dati tecnici relativi al dispositivo, al browser e alla sessione;
• certificato di completamento e ulteriori evidenze tecniche necessarie a documentare la procedura e l’integrità del documento.
  

 

Il codice OTP è utilizzato per la singola operazione o sessione di sottoscrizione. Possono essere conservate le evidenze del suo invio e della corretta validazione, nei limiti necessari a documentare l’autenticazione del firmatario.

5. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati per:

1. identificare con certezza il firmatario e verificare il documento di riconoscimento;
2. attivare e gestire la procedura di firma elettronica avanzata;
3. inviare e verificare il codice OTP;
4. collegare la sottoscrizione al firmatario e ai documenti interessati;
5. garantire l’integrità, l’immodificabilità e la verificabilità dei documenti sottoscritti;
6. produrre e conservare le evidenze tecniche della procedura;
7. consentire successive verifiche sulla validità e autenticità della sottoscrizione;
8. adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile in materia di documenti informatici e FEA;
9. prevenire abusi, frodi, accessi non autorizzati e incidenti di sicurezza;
10. accertare, esercitare o difendere diritti dei Contitolari o dell’interessato.

6. Basi giuridiche del trattamento
Il trattamento è fondato:

• sull’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e sull’esecuzione del rapporto relativo alla partecipazione al test bike, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento;
• sull’adempimento degli obblighi legali applicabili alla gestione della FEA e dei documenti informatici, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del Regolamento;
• sul legittimo interesse dei Contitolari a garantire sicurezza, integrità, tracciabilità e opponibilità della procedura, a prevenire frodi e a tutelare i propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento.
  

 

L’accettazione delle condizioni di utilizzo del servizio FEA costituisce una manifestazione di volontà di natura contrattuale e non un consenso privacy. Gli eventuali consensi relativi ad altre finalità sono raccolti separatamente sulla base delle rispettive informative.

7. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari all’identificazione e alla gestione della FEA è necessario per utilizzare la modalità elettronica di sottoscrizione.
Il mancato conferimento dei dati richiesti, il rifiuto di esibire il documento di riconoscimento, la mancata disponibilità di un numero telefonico personale o indirizzo email, o la mancata accettazione delle condizioni del servizio FEA possono impedire il completamento della procedura elettronica. Resta ferma l’eventuale possibilità di utilizzare una diversa modalità di sottoscrizione messa a disposizione dai Contitolari.

8. Modalità di identificazione e firma
L’identità dell’interessato è verificata da personale autorizzato mediante esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità e secondo la procedura adottata dai Contitolari.
L’interessato deve indicare un numero di telefono cellulare personale o indirizzo email nella propria disponibilità. Durante la procedura viene inviato un codice OTP utilizzabile per la singola operazione o sessione di sottoscrizione. Il codice non deve essere comunicato a terzi.
Al termine della procedura sono generati e conservati il documento firmato e le relative evidenze tecniche.

9. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento è effettuato prevalentemente con strumenti elettronici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.
I Contitolari adottano misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui sistemi di autenticazione e autorizzazione, protezione delle comunicazioni, cifratura ove applicabile, registrazione delle operazioni, protezione dei documenti e dei log, limitazione degli accessi, backup, ripristino e procedure per la gestione delle violazioni dei dati personali.

10. Soggetti autorizzati e destinatari dei dati
I dati possono essere trattati da personale dei Contitolari espressamente autorizzato e istruito, in particolare dagli addetti alla registrazione dei partecipanti, all’identificazione, alla gestione dello stand, ai sistemi informativi e alle funzioni amministrative e legali.
I dati possono inoltre essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• fornitori di servizi informatici, cloud, autenticazione e messaggistica;
• fornitori della piattaforma di firma elettronica;
• consulenti tecnici e legali;
• autorità pubbliche, amministrative o giudiziarie, nei casi previsti dalla legge;
• ulteriori soggetti cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento di obblighi normativi o per la tutela di diritti.
  

I fornitori che trattano dati per conto dei Contitolari sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento, quando ne ricorrono i presupposti.

11. Gestione del servizio mediante Docusign
Per la gestione del processo di firma elettronica avanzata i Contitolari utilizzano la piattaforma Docusign, configurata nell’ambito dello specifico rapporto contrattuale.
Docusign tratta, per conto dei Contitolari e nei limiti delle istruzioni ricevute, i dati necessari alla predisposizione e trasmissione dei documenti, all’autenticazione del firmatario, all’invio e verifica dell’OTP, alla produzione delle evidenze della sottoscrizione e all’archiviazione dei documenti e dei relativi dati tecnici.
Docusign opera, per le attività svolte per conto dei Contitolari, quale responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento, sulla base di uno specifico accordo. Docusign può avvalersi di società del proprio gruppo e di sub-responsabili per servizi infrastrutturali, cloud, sicurezza, autenticazione, messaggistica e assistenza tecnica, nel rispetto delle condizioni contrattuali applicabili.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili e ulteriori informazioni sul servizio possono essere richiesti ai Contitolari o consultati secondo le modalità indicate nella documentazione contrattuale di Docusign.

12. Localizzazione e trasferimento dei dati
I documenti sottoscritti e gli altri dati contrattuali caricati sulla piattaforma sono conservati nella regione europea, purché l’account utilizzato dai Contitolari sia stato correttamente configurato e contrattualizzato per la data residency europea.
Alcuni dati tecnici, transazionali o di assistenza, quali dati identificativi, recapiti, indirizzo IP, identificativi della transazione, dati di autenticazione e log, potrebbero essere trattati o resi accessibili anche da società del gruppo Docusign o da sub-responsabili situati fuori dallo Spazio economico europeo.
Gli eventuali trasferimenti verso Paesi terzi sono effettuati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento, sulla base di decisioni di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dalla normativa applicabile. Ulteriori informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste ai Contitolari.

13. Periodi di conservazione
La copia del documento di riconoscimento, la dichiarazione di accettazione delle condizioni del servizio FEA e le informazioni necessarie a dimostrare la conformità della procedura sono conservate per almeno venti anni dalla loro acquisizione, salvo il maggiore periodo eventualmente richiesto dalla normativa applicabile.
I documenti sottoscritti sono conservati per il periodo previsto dalla disciplina applicabile alla relativa tipologia documentale e, comunque, per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi legali e alla tutela dei diritti dei Contitolari e dell’interessato.
Le evidenze tecniche della firma, compresi il certificato di completamento e i log necessari a dimostrare autenticità e integrità della sottoscrizione, sono conservate per almeno venti anni, salvo un maggiore periodo previsto dalla legge o reso necessario dall’esistenza di controversie.
I dati relativi a procedure di firma avviate ma non completate sono cancellati entro trenta giorni, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per documentare anomalie, tentativi di frode, incidenti di sicurezza o contestazioni.

14. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti riconosciuti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento e, in particolare, chiedere:

• l’accesso ai propri dati personali;
• la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati, nei casi consentiti;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, quando applicabile;
• l’opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• informazioni sui destinatari e sulle garanzie applicabili ai trasferimenti;
• copia dei dati e della documentazione prevista dalla disciplina FEA.
  

 

Le richieste possono essere indirizzate a ciascun Contitolare oppure al punto di contatto indicato nel riquadro iniziale. La ripartizione interna delle responsabilità prevista dall’accordo di contitolarità non limita i diritti dell’interessato nei confronti di ciascun Contitolare.
L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

15. Copia della documentazione FEA
L’interessato può chiedere gratuitamente ai Contitolari, utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa:

• copia della dichiarazione di accettazione delle condizioni del servizio FEA;
• copia del documento sottoscritto;
• copia delle informazioni e delle evidenze conservate nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

16. Revoca dell’adesione al servizio FEA
L’interessato può chiedere di non utilizzare più la modalità di firma elettronica avanzata per eventuali sottoscrizioni future. La revoca dell’adesione non incide sulla validità dei documenti già sottoscritti e non comporta la cancellazione dei dati che i Contitolari devono conservare per obbligo di legge o per la tutela dei propri diritti.

DICHIARAZIONE DI PRESA VISIONE
Il/la sottoscritto/a dichiara:

• di avere ricevuto e letto la presente informativa;
• di avere ricevuto o potuto consultare le condizioni di utilizzo del servizio di firma elettronica avanzata;
• di essere stato/a informato/a delle modalità di trattamento dei dati e dell’esistenza dell’accordo di contitolarità;
• di essere stato/a informato/a delle modalità per ottenere copia della documentazione;
• di essere stato/a informato/a della possibilità di revocare l’adesione al servizio per le sottoscrizioni future.

La presa visione della presente informativa non costituisce consenso per finalità ulteriori, quali marketing, profilazione o utilizzo di immagini, disciplinate mediante documenti separati.